Documentos do condomínio para vender apartamento em Portugal

Peça a declaração do administrador antes de a escritura se tornar urgente

O artigo 1424.º-A do Código Civil determina que o proprietário que pretende alienar uma fração autónoma peça ao administrador do condomínio uma declaração escrita. Esta declaração é, em regra, um documento instrutório obrigatório da escritura ou do documento particular autenticado que transmite a fração.

Identifique cedo o administrador atual e a designação exata da fração. Um contacto desatualizado, uma empresa de gestão recentemente alterada ou uma divergência na conta do condómino podem atrasar a venda, mesmo havendo um prazo legal para a emissão do documento.

Confirme tudo o que a declaração deve indicar

A declaração não se limita a responder se existe dívida. O Código Civil exige todos os encargos de condomínio em vigor para a fração, com a respetiva natureza, montantes e prazos de pagamento. Se houver dívidas, devem constar também a natureza, os valores, as datas de constituição e de vencimento.

Compare a declaração com os comprovativos do vendedor e com a identificação da fração antes de a integrar no processo. Uma declaração referente à fração errada, um saldo sem explicação ou uma quota extraordinária omitida devem ser esclarecidos com o administrador e com o profissional jurídico escolhido para a operação.

Inclua o prazo de dez dias no calendário da venda

O administrador dispõe de um prazo máximo de dez dias, contado do pedido do condómino, para emitir a declaração. O prazo ajuda a organizar a venda, mas não justifica esperar até estar marcada a escritura.

Faça um pedido que deixe prova de envio e receção. Articule a data com o profissional que prepara a transmissão, para que a declaração esteja suficientemente atualizada no momento previsto para a conclusão e possa ser verificada com a certidão predial, a matriz e a identificação das partes.

Não confunda a declaração com uma nota genérica de não dívida

A orientação oficial do gov.pt utiliza a expressão conhecida «declaração de não dívida ao condomínio». Na prática, o artigo 1424.º-A descreve um documento mais amplo: pode confirmar a inexistência de dívida, mas deve continuar a indicar os encargos em vigor e, quando exista dívida, detalhá-la.

Peça a informação prevista na lei, não apenas um email informal a dizer que está tudo regularizado. Se o vendedor liquidou recentemente um valor atrasado ou contestado, guarde o comprovativo e peça ao administrador que confira e atualize a conta antes de emitir a versão final.

Não baseie a venda numa dispensa pelo comprador

A lei prevê uma exceção quando o comprador declara expressamente, na escritura ou no documento particular autenticado, que prescinde da declaração do administrador e aceita, em consequência, a responsabilidade por qualquer dívida do vendedor ao condomínio. É uma escolha jurídica concreta no título da transmissão, não uma suposição que o vendedor ou a mediadora possam fazer antecipadamente.

O vendedor deve planear a entrega da declaração. Qualquer dispensa altera a distribuição do risco e deve ser analisada pelos profissionais que aconselham as partes e autenticam o ato antes de a redação final ser aceite.

Separe os valores vencidos antes e depois da transmissão

Nos termos do artigo 1424.º-A, a responsabilidade por dívidas existentes é aferida pelo momento em que deveriam ter sido pagas, sem prejuízo da regra da dispensa expressa pelo comprador. Os encargos que se vençam depois da transmissão são da responsabilidade do novo proprietário, independentemente da sua natureza.

Quotas extraordinárias e obras podem levantar dúvidas práticas porque a deliberação, as prestações e as datas de vencimento podem não coincidir. Entregue ao profissional jurídico as atas relevantes, o plano de pagamentos e a declaração do administrador, para que a responsabilidade resulte dos documentos concretos e não de uma suposição sobre a data da assembleia.

Organize os documentos do condomínio para o comprador

A declaração legal é necessária para formalizar a venda, mas o comprador costuma precisar de mais informação sobre o edifício. Quando seja relevante, organize o regulamento, atas recentes, orçamentos aprovados, informação do seguro, obras previstas e comprovativos das contribuições pagas.

Partilhe apenas o que é pertinente e trate os dados pessoais com cuidado. O dossier comercial deve ajudar o comprador a compreender custos regulares e decisões conhecidas sem divulgar correspondência que não tenha sido revista ou dados pessoais dos vizinhos.

Lista do vendedor antes de aceitar uma proposta

Verificar os documentos do condomínio antes de receber propostas dá tempo para corrigir divergências e esclarecer as condições necessárias à venda.

• Confirmar o administrador atual e a identificação correta da fração
• Conciliar quotas ordinárias, fundo comum de reserva e quotas extraordinárias
• Guardar comprovativos de pagamentos ainda não refletidos na conta
• Pedir a declaração do artigo 1424.º-A com prova de entrega
• Verificar natureza, montantes e datas de vencimento indicados
• Entregar atas e planos de pagamento relevantes ao profissional escolhido
• Tratar qualquer dispensa do comprador como decisão jurídica expressa
• Guardar a declaração final com os documentos da conclusão